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보통 1인당 2~3개의 메일계정을 가지고 있다면, 주말에 못한 메일 확인만 하더라도 어떤 분들은 월요일 오전을 보낼 정도이다. 그만큼 이메일은 많은 정보를 담고 있고 자주 사용되는 수단이 된다. 우선 이메일에 대한 정보를 하나씩 알아보자.
| About 이메일, Step 01 수신/참조/비밀참조에 대해서 |
| A이사가 C대리에게 메일을 보낸다. 메일의 내용은 C대리가 처리해야할 일에 대한 내용이다. 그러나 C대리의 선임인 B과장도 같은 일을 하므로 처리는 물론 후임인 C대리가 하지만 일에 대해서 알아야 한다. 그때 A이사는 C대리를 수신에 C과장을 참조에 넣는다. 그리고 자신이 일을 시킨내용에 대한 보고로 비밀참조에 D사장을 넣었다. 그러면 메일을 받게 되는 B,C,D 세사람 모두 자신의 이름이 어느쪽에 위치하는지를 통해서 내가 해야 하는지 아니면 알아만 둬야 하는지 알게 된다. 물론, 이게 정답은 아니다. 그러나 메일이라는 것이 워낙 다수의 인원에게 보내는 것이니 이런 내용을 담아주면 받는 사람도 이해가 빠르리라 생각된다. 회사생활을 하다보면 어떤 메일을 받고...이게 나보고 하라는 거야? 아니면 알아두라는거야? 하는 경우가 있다. 물론 이런 생각을 위에서 한다면 아무 문제가 아니다. 누가 안했다고 뭐라고 하겠는가? 근데...아랫사람인 경우는 다르다. 위에서는 "니가해라"라는 표현이지만 아래에서는 "그냥 확인해두라고?" 이런의미로 받아들이면 문제가 생기게 되니까 말이다. |
| About 이메일, Step 02 서명에 대해서 |
서명이란 카드(신용카드)에서 결재 후 기록하는 것외에도 이메일에서 자신의 연락처등을 기록하는 것도 있다. 보통 성명,핸드폰번호,일반전화번호,이메일 등을 기록하는것이 보통이다. 서명을 이쁘게 하려고 그림 파일등을 이용하는 경우가 있다. 그러나 아웃룩과 같이 텍스트파일만을 보여주는 경우는 서명 부분이 누락되게 된다. 물론 서명에 대한 그림파일이 첨부파일로 들어가가게 되므로 메일 수신인들은 그 파일이 뭔가 하고 열어보게 된다. 그러면 불필요한 행동을 하게 되니까 좋지 않게 생각하는 분들도 있을 수 있으니 주의하자. [특히, 서명용 그림파일의 이름도 중요함]
| [참고자료] 서명정보 Hong, Gil Dong Team Manager / INFRA Team AAA Company HGD@nate.com Phone + 82 2 123 1234. Fax + 82 2 123 1235. Mobile +82 10 1234 1236 www.AAA.com 17rd Floor, ABC Bldg., Yoido-Dong, Youngdungpo-Gu, Seoul, KOREA. [123-123] 회사에서 사용하는 메일의 경우, 업무적인 내용이 80% 이상일거라고 생각한다. 그러니 업무적으로 보내는 만큼 해외에 발송될 수 있는 경우도 많다. 영어로 적는것이 편리하고 텍스트 위주여야 더 좋다. |
| About 이메일, Step 03 회사메일에 대해서 |
회사 메일을 개인적인 용도로 사용하는 분들이 '꽤' 있다. 이런 모습은 그리 추천할 만한 것은 아니다. 회사에서 '외부메일(포털사이트 제공 메일계정)'을 사용할 수 없는 입장이라면 어쩔 수 없지만... 그렇지 않다면 회사 메일은 '업무용'으로만 생각해야 한다.
| [회사 메일을 개인적으로 쓰면 안되는 이유] (1) 회사메일은 회사 메일이다. 회사에서 무슨 문제로 회사내 메일을 열람했다고 하자. 누가 그것에 뭐라고 할 수 있겠는가? 물론 미국같이 '소송의 나라'에서는 큰일나는 프라이버시문제가 발생하겠지만 아직 우리나라에서는 사용자부터도 당연시 생각하게 된다. [2~3년 전에 발생했던, 개인정보 유출사건도 100만원이하의 금액으로 마무리 될 정도로 아직 국내에는 '프라이버시'에 대한 부분이 많이 중요시 되지 않고 있다. 물론, 발전하고 있다고는 하지만... 아직~!!!] (2) 보안이 점점 증대되어지면서 회사내에서도 메일에 대한 수/발신 내역등을 확인할 수 밖에 없어진다. 영화에서 보면 유사한 예로 핸드폰 통화에서 특정 단어를 추출해서 보안을 하는 장면이 나온다. (영화, '본'시리즈) 그런 것처럼 하나하나 메일을 읽어보면서 체크하는 것은 아니지만 회사 기밀에 대한 필터링은 해야 한다. 그리고 하다 보면 원하지 않게 되도 회사에서는 LOG라는 기록을 가지게 되고, 그게 누출될 수도 있는 것이다. (3) 퇴사하는 경우, 자기가 10년간 근무하며 모아온 (이메일)내용을 내가 다른 회사에 갔을때도 챙겨줄까? 그 내용이 회사 내용이 아니라 개인적인 내용이라도 말이다. 물론 말도 안된다. 가끔 보면 메일도 정리 못하고 퇴사는 분들이 있을 정도로 메일을 많이 쓰는 만큼 '꼼꼼히' 확인하는 것도 힘든게 사실이다. (4) PPT와 같이 다른 사람의 앞에 서게 되는 경우가 있다. 부득이하게 메일 확인을 할때 내 메일의 내용이 짧게라도 비춰지는 경우가 있다. 그때 개인적인 내용의 제목은 정말 무안하게 만든다. 그런 경우가 없다고? PPT할때 화면 전환하면 된다고?? 그럼 이런 경우는 어떨까? 옆에 상사가 보낸 메일에 대해서 같이 보는 경우가 있는데, 그 위에 여자친구가 보낸 사랑하다는 제목의 메일이 있다면? '러브레터'는 아니더라도 수많은 광고전단은 자신 성격을 보여주는 것이다. |
| About 이메일, Step 04 쉬운만큼 신중하게 사용하자 |
지워달라고 부탁할까? 지워달라고 하면 더 보는 게 사람의 마음이다. 왜냐면 도대체 뭔데 지워달라고 할까? 궁금증이 생기니까.... 이런 예는 아주 작은것에 불과하다. 메일은 결재문서라고 생각하고 사용하는 것이 좋다. 결재 받을때 결재 요청전에 얼마나 많이 확인하고, 도장 한번 받을때 얼마나 세심하게 살펴보는가? 메일도 그렇게 해야 한다. 안그러면 직접 얼굴을 보기 전부터 다른사람이 먼저 메일로 나를 평가한다.
| About 이메일, Step 05 제목에 요점을, 내용은 눈에 쏙~ |
메일이 의사전달의 중요한 수단이 되어지면서 많은 메일을 받게 된다. 그만큼 많은 양의 메일에서 정확한 내용을 찾고 싶을때 제목 위주로 보게된다. 그러니 내가 보낸 메일(내손을 떠난 메일)이 남에게 쓰레기 취급을 당하지 않으려면 제목에 메일의 내용을 정확하게 기록해 주는것이 좋다. 그래야 내용까지 확인하는 번거러움을 줄여주게 되니까 말이다.
메일은 포스터와 같다. 즉 얼마나 내용을 정확하고 빠르게 표현하냐가 중요하니까 말이다. 그러니 색색의 본문을 통해서 자신의 표현을 극대화 시키는 것도 좋지만 포스터에서처럼 3~5색 사이로 선택하여 내용을 작성한다면 정말 깨끗하고 보기 좋은 메일의 내용이 작성된다.
| About 이메일, Step 06 회신과 회송이 뭐가 달라?! |
'회신'은 보낸사람에게 답장을 쓸때 사용한다. '회송'은 보낸 사람의 내용을 담아서 다른 사람에게 보낼때 사용한다. 더 쉽게 말하면, '회신'은 빈 내용으로 답장을 쓸 준비까지 해주는 것이며, '회송'은 받은 내용을 본문에 담아어떤 사람에게 보낼지까지 해주는 것이다.
참고로, '전달'이라는 것도 회송과 비슷하지만 수신한 메일을 다른 분께 내용을 추가하지 않고 보내는 것을 말한다. 위 내용을 모르겠다면 약간 불편해도 우리에게 Ctrl+C/Ctrl+V가 있으니 맞는 목적에 맞도록 내용/제목을 변경해서 보내면 된다. 그러면 새메모(새메일) 버튼만 누를 줄 알면 된다.
| About 이메일, Step 07 내 이름이 뭐지?! |
보통 다른 사람에게 많이 보내게 되는게 메일이다. 최근엔 백업이라는 수단을 위해서 '나에게' 보내는 메일도 많아지고 있지만... 어쨌든 상대방에게 보내는 메일이 많다는 것은 사실이다. 메일은 보내는 사람에 대한 표기 즉, 이름(필명)을 해주는 것이 있다. 학생때는 그냥 아무생각없이 내 이름을 이렇게 표현하는 경우가 있다 "멋쟁이 홍길동". 누구도 대학생때 이런다고 뭐라 하지 않는다. 그러나 그렇게 만든것도 잊은체 사회생활의 첫 단계인 이력서를 보내보자? 누가 뽑아줄까?
한번쯤은 읽어보고 생각해본다면 좋은 이메일 작성에 한발짝 나아가지 않을까? 내 손을 떠난 메일은 나를 표현해주는 하나이다. 그런 만큼 작은 메일 하나하나도 소중하게 작성하여 받는 사람에게 나쁜 기분이 들지 않도록 해야겠다. 가장 쉽고 빠르다고 생각하는 메일... 하지만 쉽고 빠른만큼 신중하고 조심해야 한다는 것을 꼭 기억해야 한다. 쉬울수록... 실수도 많다는 아이러니함을 꼭 기억하자!!!
