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우리가 생활하면서 너무 자주 보기 때문에 궁금하지 않은 경우가 있다. 이번 글에서 이야기할 'PDF'와 'XPS'에 대한 것도 비슷하다고 생각한다. 우선, 회사에 다니는 직장인이라면 가장 많이 사용하는 것은 'MS 오피스(Microsoft OFFICE)'일 것이다. 사실 회사에 다니기 전에는 회사에서만 볼 수 있는 특화된 시스템과 소프트웨어 등을 생각하지만, 회사의 전체적인 업무는 MS 오피스로 시작해서 MS 오피스로 끝나는 경우가 대부분이다.
가끔은 하루 종일 MS 오피스의 워드나 엑셀만 가지고 '문서작업'을 하고 있으니 얼마나 직장인에게 MS 오피스가 자주 사용되는지는 더 이상 이야기하지 않아도 될 것이다.
MS OFFICE 2007부터 추가된 기능 중 하나가 'PDF로 저장하기(내보내기)'이다.
우선, PDF가 무엇인지부터 살펴보자! PDF는 'Portable Document Format'의 줄임말(약어)로 미국 어도비시스템즈(Adobe Systems)에서 개발한 애크로뱃(Acrobat) 등의 소프트웨어를 이용하여 만든 포멧이다. 다양한 OS에서 PDF 리더(Acrobat Reader)만 설치되어 있으면 문서 확인이 가능하며, HTML로 제공하기 어려운 부분까지 가능하게 해준다.
특히, 우리가 PDF를 선호하는 것은 사용자가 작성한 문서를 PDF로 변환하는 경우 문서에 사용된 다양한 도표와 클립아트, 서식이 다양한 컴퓨터 환경에서 동일하게 확인할 수 있으며, 문서 자체를 쉽게 수정할 수 없다는 이유때문이다.
MS 오피스 2007부터 이런 PDF를 오피스 자체에서 지원하기 시작한 것이다. 그러니 사용자 입장에서 보다 쉽게 자신이 만든 문서를 PDF로 변환해서 사용하게 된다는 것이다.
앞에서 이야기한 것처럼 하루에도 수십번씩 열었다 닫았다를 반복하는 MS 오피스 중 '워드(Word)'를 실행시킨 모습이다. (참고도 일반적인 MS 오피스에서 보기 어려운 것이 'Google cloud connect'라는 툴바형태의 메뉴이다. 이 부분은 MS 오피스에서 저장될 때 구글 Docs로 자동 저장하는 기능을 제공하는 것으로 Smartdevice.kr에서 보다 자세한 설명을 확인할 수 있다)
이런 MS 오피스를 사용할 때 PDF로 저장(내보내기)하려고 할 때, 관련 메뉴를 자세히 보면 'XPS'라는 생소한 약어가 눈에 들어온다.
MS 오피스의 버전에 따라서 메뉴 구성은 약간씩 다르겠지만, '저장' 또는 '내보내기'와 같은 느낌의 메뉴를 살펴보면 'PDF'와 함께 'XPS'가 보일 것이다.
XPS는 무엇일까? XPS는 'XML Paper Specification'의 약어로 Microsoft가 자체 개발한 전자문서를 위한 규약으로 문서의 서식을 유지하고 파일을 공유하고자 하는 경우에 효과적으로 사용할 수 있다. 이런 내용은 MS 오피스에서도 간단히 확인할 수 있는데... 위 캡쳐 사진을 보면 PDF와 XPS의 특징을 간단하게 나열했다.
PDF와 XPS의 특징은 '대부분의 컴퓨터에서 문서가 동일하게 표시됩니다', '글꼴, 서식 및 이미지를 유지합니다.' 그리고 '내용을 쉽게 변경할 수 없습니다'라고 되어 있다. 그럼 두개의 차이는 없을까?
PDF와 XPS의 큰 차이점은 바로 '리더기(Reader)'이다. 앞에서 이야기한 것처럼 PDF는 Acrobat Reader가 필요하지만, XPS는 Explorer만 있으면 된다. 그리고 가상 프린터처럼 인식되기 때문에 인쇄기능이 있는 모든 프로그램에서 사용할 수 있다. 즉, MS 윈도우를 사용하고 있는 경우라면 XPS가 보다 활용하기 쉽다는 것이다. XPS가 'MS가 자체 개발한 전자문서'이므로 MS 윈도우에서 보다 쉽고 편리하게 사용할 수 있다는 것은 당연할 것이다. 하지만, PDF에 비해서 후발주자로 알려진 만큼 XPS를 사용하는 사용자는 그렇게 많지 않다.
PDF냐? XPS냐? 하는 문제는 모두 사용자의 선택이다. 하지만, 우리가 자주 보는 MS 오피스에서 PDF와 XPS라는 약어를 보고 무엇인지는 알아두는 것이 좋지 않을까 생각한다. 두가지 모두를 알고 나서 하나를 선택하는 것이 보다 효율적이지 않을까 하는 생각에 이렇게 간단히 비교해보았다.